Без старой доброй электронной почты никуда. Но многие из нас тратят все больше времени на непрекращающийся мониторинг входящих сообщений. Мэтью Дженкин предлагает семь способов снизить перегрузку электронными письмами.
Каждый день отправляется около 269 млрд электронных писем (1), это 3,1 млн писем в секунду. По прогнозам, трафик электронных писем будет возрастать на 4 процента в год (2). Неудивительно, что многие устали от управления входящими письмами и чувствуют, как это снижает их работоспособность. Контроль переполненной папки «Входящие» особенно важен для мелких предпринимателей, у которых мало свободного времени. В статье мы опишем семь инновационных способов, с помощью которых владельцы компаний смогут избежать «почтового коллапса» в 2019 году.
1. Помечайте электронные письма в поле темы
Ричард Дэвис, основатель компании по разработке программного обеспечения GPS Goal Trak (3), четко маркирует электронные письма, чтобы получатель мог определить приоритет важных и срочных сообщений. Для этого он в начале темы письма помещает одно из трех слов: «<Инфо>» для информации, «<Действие>», если от получателя требуется принять меры, «<Комментарий>», если адресат должен поделить своим мнением или оставить отзыв.
«Я получал более 100 электронных писем в день и понял: проблема заключается в том, что люди слишком мало внимания уделяют тому, что написать в заголовке. Это особенно важно для мелких предпринимателей с растущей командой, им будет полезно воспользоваться моей методикой», — говорит он.
2. Создайте несколько учетных записей электронной почты
Предприниматель Лана Эли считает, что, если у вас несколько электронных адресов, вся самая срочная корреспонденция гарантированно приходит в один почтовый ящик и сразу же отображается на вашем телефоне или рабочем столе. Другие письма приходят в электронный ящик, которому можно уделять время раз в день.
Эли предупреждает: «Действительно важно ежедневно выделять время на разбор почты, иначе это будет все время откладываться, и в один прекрасный момент перебрать ее будет уже невозможно, либо дедлайн для ответа на некоторые письма просто пройдет. Каждое утро я первым делом проверяю входящие в каждом почтовом ящике и маркирую их по срочности, тогда у меня в голове откладывается четкий дедлайн для ответа на каждое письмо».
3. Отключите оповещения в приложениях
«Ни одно электронное письмо не требует ответа в ближайшие 10 секунд, — утверждает Сара Тай, основатель и управляющий директор компании RedheadPR. — Оно может подождать, а оповещение на вашем экране вас просто отвлечет. Вибросигнал — это еще хуже. Просто откройте электронное письмо после совещания, бегло прочтите его, установите приоритетность и сохраните в файл».
Психологи соглашаются, что постоянное отслеживание обновлений — огромный источник стресса. Отчет (4), опубликованный лондонским Центром работы будущего, который проводит психологические исследования на рабочих местах, показал: постоянные проверки и просмотры электронной почты, к которым принуждают push-уведомления, повышают уровень беспокойства и напряжения.
«Главное — уметь фильтровать», говорит Саймон Корбетт, исполнительный директор компании Jargon PR
4. Установите комендантский час для электронной почты
Технологии удаленного управления так стремительно изменили наш подход к работе, что теперь сложно вспомнить то беззаботное время, когда компании работали в определенные часы и мы не были обязаны дома оставаться на связи с клиентами. Однако Дэвис полагает, что мелкие предприниматели должны поступать именно так. Он говорит, что принуждение себя самого и команды оставаться всегда включенными в работу ведет к стрессам и падению эффективности.
Отправляя рабочее электронное письмо в «неадекватное» время вместо того, чтобы спокойно собраться с мыслями и составить впоследствии одно четкое, понятное, емкое письмо, вы бомбардируете получателя градом сообщений по мере появления у вас новых мыслей.
«Велика вероятность, что таким образом вы перегружаете себя или свою команду, особенно если вы руководитель, — поясняет Дэвис. — Важны качество и структура корреспонденции, иначе выйдет, что все, что можно было сообщить в одном электронном письме, вы отправите в трех».
5. Фильтруйте свои сообщения
Фильтрация очень важна, и в этом плане Gmail — просто сокровище, как считает предприниматель Саймон Корбетт. Исполнительный директор Jargon PR говорит: «Создайте папку "Прочесть" и перемещайте в нее не особо важные письма. Если письмо срочное и важное, оно будет в приоритете. Если нет, ему прямая дорога в эту папку. Каждую пятницу выделяйте по часу времени на просмотр этих писем. Вы будете удивлены, осознав, на какие письма уже не обязательно отвечать».
Тай говорит, что в ее компании установлен лимит: в папке «Входящие» должно находиться не более 50 писем, поэтому все сотрудники смотивированы регистрировать, сохранять и удалять письма по мере работы. Она говорит, что это снижает уровень стресса и позволяет порадоваться отсутствию непрочитанных писем в папке «Входящие» к концу рабочего дня.
В то же время Роб Эштон, основатель компаний Emphasis Training и Emphasis 360, пишет (5), что регистрировать и организовывать электронные письма помогут несколько приложений. Он рекомендует Sanebox (6) для сортировки электронных писем хронологически или на основе характера действий. С другой стороны, компания WeekWill (7) будет отправлять вам СМС-сообщения или даже звонить, если вы получили электронное письмо с пометкой «важное». Это позволит вам полностью отказаться от почтовых приложений.
6. Внедрите систему «ДОМ» при составлении электронных писем
Эта содержательная аббревиатура помогает Дэвису управлять входящими письмами.
Действие: «Если нужно применить действие, сделайте это немедленно или запланируйте это в своем календаре».
Ответ: «Если отправителю нужен ответ, не оставляйте электронное письмо, чтобы вернуться к нему позже. Выделите пару минут и напишите ответ прямо сейчас. Вы уже уделили время чтению этого письма, и оно будет потрачено впустую, если вы решите заняться этим позже и перечитать сообщение, прежде чем писать ответ. Лучше доведите дело до конца.
Мусор: «Подружитесь с кнопкой "Удалить" и сразу избавляйтесь от лишнего».
7. Помните о магической цифре 15
Иногда меньше — значит больше. Дэвис считает, что это, в частности, касается электронной почты. Его главное правило: если вам пришлось прокрутить вниз, чтобы прочесть письмо целиком, значит, оно слишком длинное и вряд ли получатель будет себя утруждать его прочтением до конца. Дэвис уверен, что в большинстве случаев можно сберечь уйму времени и сил, уместив нужную мысль в 15 словах в строке заголовка. Например: «Пожалуйста, отправьте мне этот отчет завтра до 16:00!» И совсем не обязательно открывать такое письмо, читать его и сочинять ответ.
«Если в заголовке вашего письма сказано самое важное, это экономит время, — добавляет Дэвис. — К этому стоит приучиться, ведь это помогает вам добраться до самой сути, а то в большинстве электронных писем слишком много блужданий вокруг да около».
Мэтью Дженкин — британский журналист-фрилансер и бывший редактор Guardian Careers, веб-сайта газеты The Guardian для тех, кто находится в поиске работы или хочет сменить профессию.
Источники:
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
